SAP richtig dokumentieren: Prozesse und Funktionen zusammenführen
Wie dokumentiert man ein SAP-System eigentlich am besten? In der Praxis gibt es zwei Lager — und sie reden selten miteinander.
Das eine Lager dokumentiert Solution Capabilities: welche Features implementiert sind, welche Module laufen, was Standard ist und was eigenentwickelt wurde. Das andere Lager dokumentiert Business-Prozesse: den End-to-End-Ablauf von der Bestellung bis zur Rechnung, mit allen Varianten und Verantwortlichkeiten.
Beide Sichten sind für sich genommen korrekt. Und beide sind für sich genommen unvollständig.
Implementierte Features und Funktionen — Standard oder Eigenentwicklung, aktiv oder ungenutzt.
End-to-End-Abläufe über Belege und Schritte hinweg — inklusive aller realen Varianten.
Es lässt sich verbinden
Der entscheidende Punkt: Diese beiden Ebenen sind keine getrennten Welten. Sie sind zwei Ansichten desselben Systems.
Hinter jedem Prozessschritt stecken konkrete Funktionen, die genutzt werden. Wer den Prozess kennt, kann von dort aus die genutzten Funktionen herleiten — und umgekehrt. Damit wird aus zwei Listen ein zusammenhängendes Modell.
Ein Prozess ohne die dahinterliegenden Funktionen ist eine Erzählung. Funktionen ohne den Prozess sind ein Inventar. Erst zusammen ergeben sie ein Bild, aus dem man Entscheidungen ableiten kann.
Was die Verbindung sichtbar macht
Sobald Prozessschritte und Funktionen verknüpft sind, wird eine Reihe von Fragen beantwortbar, die vorher offen blieben:
- Standard oder Eigenentwicklung? Zu jeder genutzten Funktion lässt sich zeigen, ob sie SAP-Standard ist oder eine Eigenentwicklung — und welche Erweiterungen an welcher Stelle im Prozess ansetzen.
- Wo wird individualisiert? Auf Prozessebene wird sichtbar, an welchen Schritten vom Standard abgewichen wird — und ob diese Abweichung überhaupt noch jemand nutzt.
- Wie weit weg vom Standard? Der Prozess lässt sich gegen Referenzen wie die SAP Best Practices spiegeln. So wird deutlich, welche Individualisierungen einen von einer Standardisierung abhalten — und welche vernachlässigbar sind.
Warum das für eine Transformation zählt
Genau diese dritte Frage entscheidet über Aufwand und Risiko jeder S/4HANA-Migration. Solange Funktionen und Prozesse getrennt dokumentiert sind, bleibt sie ein Bauchgefühl. Verknüpft man beide, wird sie zur Faktenlage: Man sieht pro Prozess, welche Eigenentwicklung einen Standard blockiert — und kann bewusst entscheiden, ob sie das wert ist.
Genau hier setzt Conjola an: Wir führen die Feature-Ebene (was ist implementiert, Standard vs. Eigenentwicklung) und die Prozess-Ebene (wie läuft es wirklich) zusammen — aus den echten Daten des Systems. Nicht zwei Dokumentationen nebeneinander, sondern eine, die beide Blickwinkel verbindet.